logo kaizen web v2 blanc 300

Proposition pour Welbees

Chère Viravanh, cher Philippe,

 

Cela fait bientôt 3 ans que vous avez co-fondé votre boîte, mais votre collaboration remonte en réalité à votre précédent employeur, et la fluidité avec laquelle votre duo fonctionne a été au coeur de votre décision de créer Welbees.

Tout s’est fait rapidement pour vous, et comme tous les entrepreneurs dans votre situation vous avez donc géré votre affaire au jour le jour, de votre mieux. Et jusqu’ici cela fonctionne !

Cependant vous avez commencé à voir nettement les limites de votre fonctionnement : les recrutements successifs que vous avez été amenés à faire pour gérer la charge de travail se sont souvent passés dans la douleur. Impossible de retrouver la fluidité de votre duo au sein d’une équipe qui a compté jusqu’à 3 employés.

C’est ainsi que vous finissez l’année 2018 à 2… mais avec un CA prévisionnel 2019 s’élevant à 1M d’€, et donc la charge de travail associée en ligne de mire. Avant que l’activité batte à nouveau son plein à partir de février 2019, c’est le bon moment pour vous de reconstruire des bases saines vous permettant de travailler dans les meilleures conditions à l’avenir et de pérenniser votre activité.

C’est dans cette optique qu’a eu lieu notre déjeuner commun, et voici la proposition de collaboration que je vous soumets suite à cet échange.

A bientôt !

Mylène UEDA, fondatrice de Kaizen Web

Aujourd’hui

Vos problématiques principales sont les suivantes :

– Vous avez une charge de travail substantielle, que vous avez pallié dans le passé grâce au recrutement. Cependant, il n’y a à l’heure actuelle pas de méthodologie, procédures, outils, automatisations ou encore de knowledge management en place. Résultat : vous passez votre temps à repartir de zéro, repasser par les mêmes étapes auprès de vos clients, sans jamais capitaliser sur ce que vous avez déjà fait.

– La fonction commerciale au sein de votre entreprise est actuellement assurée de façon chaotique : les propositions commerciales ou réponses à appels d’offre sont extrêmement chronophages, il n’y a pas de gestion de votre réseau et carnet client, ni de communication sur votre activités. Vos phases “d’avant-vente” s’éternisent, et reculent toujours davantage les apports en trésorerie qui vous sont pourtant indispensables.

– La gestion de la trésorerie est une problématique récurrente. Vous dépendez actuellement de gros contrats, dont les dates de paiement sont trop souvent incertaines. Vous n’avez pas de business model en place, ce qui ne vous donne aucune “respiration” financière. Les tarifications de vos formations sont probablement généreuses, et vous n’avez pas d’offres intermédiaires qui vous permettrait des rentrées d’argents sur le court terme.

Ce dont vous avez envie :

– Une de vos envies principales est de conserver autant que possible votre fluidité de travail à deux. Moins vous avez besoin de recruter et de manager une équipe, plus vous êtes heureux. Vous êtes conscients que les charges de travail à venir vous amèneront tout de même à recruter, mais vous aimeriez maintenir vos équipes à leur minimum, tout en accomplissant un maximum pour vos clients.

Plus de temps pour vous ! Vous adorez ce que vous faites, mais retrouver du temps libre serait bienvenue après ces 3 années intenses.

Ce dont vous avez besoin :

Méthodologie, procédures, outils, automatisations ou encore knowledge management : autant d’éléments qui vous permettraient d’optimiser de façon drastique votre temps de travail, mais aussi d’en fluidifier la délégation ou d’accélérer la formation de vos employés. Votre “CA horaire” augmenterait drastiquement.

Modèles de propositions commerciales et de réponses à appel d’offres, logiciel de CRM, communication client… Passer moins de temps à “réinventer la roue” côté commercial, et plus de temps au contact de vos prospects vous permettra une gestion saine et pérenne de votre activité.

– Un business model reposant sur des tailles d’offres plus variées, toujours structurées en terme de méthodologie pour maîtriser le temps passé vous serait extrêmement profitable. Vous pourrez associer cela à des procédures comprenant plans de paiements et relances autour des factures, qui vous permettront de retrouver temps et sérénité.

 

Pour mettre en place cela, il vous faut :

– Quelqu’un qui comprenne pleinement les enjeux d’un “petit business”, comprenant peu d’employés mais toujours autant de “fonctions” à assurer (acquisition client, communication, vente, services, formation, administratif…)

– Une approche transverse qui permette d’optimiser en simultané tous ces aspects de votre business, pour que l’ensemble des réflexes soient bien acquis et que toutes les “pièces de la machine” fonctionnent parfaitement ensemble

– Quelqu’un qui est déjà passé par les mêmes étapes et qui soit ainsi à même de vous apporter le recul nécessaire et de concevoir, d’optimiser et de “procéduriser”  un business de A à Z

– Quelqu’un qui prenne pleinement en charge la mise en oeuvre de ces actions & changements stratégiques à l’aide d’une équipe et de partenaires soigneusement sélectionnés

– Un accompagnement sur mesure qui ne vous impose pas des méthodes ou techniques toutes faites, et qui au contraire identifiera les outils & actions les plus fluides pour vous ET qui auront le maximum d’impact sur votre travail.

Ce que je vous propose

Pour donner à votre business le nouveau souffle dont il a besoin, je vous propose une collaboration sur 3-4 mois (+ 2 séances de suivi en milieu d’année et fin d’année 2019).

Le travail durant ces 3 mois s’effectue de façon collaborative : votre connaissance business et votre approche de votre métier est indispensable pour mener à bien le travail qui doit être effectué. A chaque action qui se présentera à nous, il y aura deux possibilités : soit je peux les prendre en charge sans votre intervention auquel cas je le ferai avec plaisir, soit j’aurai besoin de vos apports auquel cas nous nous en occuperons conjointement. Le but pour moi est de vous prendre le moins de temps possible.

Nos échanges auront lieu aussi bien par écrit (mail, travail sur dossiers communs) que par oral (conférence Skype ou Zoom), voire en personne quand cela sera nécessaire. Pour tous les éléments sur lesquels j’ai besoin de votre collaboration, je vous guide et vous accompagne en profondeur, en vous préparant des structures au préalable, en vous fournissant les “guidelines” dont vous avez besoin pour diminuer votre charge de travail. Quand cela est pertinent, je fais aussi intervenir des experts externes qui viendront mettre en place pour vous ce dont vous avez besoin.

Afin de remplir à 100% la mission de cette collaboration, toutes les actions associées aux axes de travail qui suivent sont incluses dans le forfait proposé. Vous n’aurez pas à vous soucier d’éventuels coûts supplémentaires.

Analyse en profondeur

Nous commencerons par une phase d’analyse sur comment fonctionne votre business actuellement. Cela prendra aussi bien en compte le fonctionnement interne de votre business, que le fonctionnement suivi actuellement au sein des collaborations avec vos clients.

Livrables : Plan d’action prévisionnel, cartographie initiale de votre business, ébauche du workflow actuel de vos services.

Mise en place initiale

Pour construire sur des bases solides, nous allons remettre à plat dès le départ du projet votre “boîte à outils” internes. Identité graphique, organisation de vos documents de travail, logiciels utilisés et modèles associés, outils SAAS… Nous passerons en revue tous ces éléments qui nous serviront dans l’intégralité de la suite de notre travail

Livrables : Charte graphique générale, modèles de base pour vos différents types de documents (Modèle Word, excel, masque powerpoint…), listing des outils utilisés au sein de votre entreprise et modalités d’utilisation, mise en place des premiers outils (ex: Calendly)

Construction de la méthodologie de vos “gros contrats”

En se basant sur une analyse détaillée de la façon dont ce sont passées vos précédents projets clients, nous allons reconstituer votre “timeline” projet – avec ses variations éventuelles. A partir de cela, nous allons “remonter” depuis les deux extrémités de cette “timeline” pour créer les procédures et documents qui vont réduire votre temps de travail, et mettre en place les outils et automatisations qui faciliteront ce travail. Vous aboutirez ainsi à une méthodologie complète, accompagnée de sa “boîte à outils”.

Livrables : “Timeline” projet, documents de début de projet, automatisations, modèles de rapports en cours de projet, modèles d’emails pour les étapes intermédiaires, documents de fin de projet… Les possibilités sont multiples !

Création d’un service “express”

En se basant sur la méthodologie de vos gros projets actuels, nous allons créer ensemble une nouvelle offre, à plus petit budget, et surtout à court ou moyen terme. Cette offre vous permettra des rentrées de trésorerie plus rapides. Procédures, documents et outils associés découleront naturellement de votre méthodologie “gros projets” nouvellement établie.

Livrables : “Timeline” projet express, documents de début de projet, automatisations, modèles de rapports en cours de projet, modèles d’emails pour les étapes intermédiaires, documents de fin de projet… A nouveau les possibilités sont multiples !

Analyse des autres services et business model

Nous analyserons de façon similaire vos services de formations (qui à l’heure actuelle font guise de “produits d’appels” dans votre business model) ainsi que vos services de conseils R&D, afin de voir si un raisonnement similaire peut s’appliquer et s’il est possible de mettre en place procédures, modèles et outils pour venir vous soutenir. Nous analyserons aussi les tarifications de ces différentes offres et le business model qu’elles forment ensemble, afin d’identifier les actions à mener pour qu’ils viennent servir au mieux votre entreprise et sa trésorerie.

Livrables : Modèles, procédures et outils pour vos services de formation et R&D, récapitulatif business model

Procédures pour déléguer ou former les employés

En étudiant de près les méthodologies de vos offres et leurs “timelines” respectives, nous établirons une “répartition des tâches” : où est la valeur ajoutée, qui la prend en charge, qui peut prendre en charge toutes les tâches sans valeur ajoutée et de quelles procédures ont-ils besoin pour ce faire.

Livrables : “Timeline” projet avec répartition des responsabilités, procédures complètes pour déléguer et/ou former vos employés

Outil de suivi et/ou pilotage projet – Suivi du temps

Pour permettre à toute l’équipe d’avoir une vision d’ensemble, nous mettrons en place un outil vous permettant d’effectuer un suivi des projets et de l’étape où ils en sont. Cet outil pourra également intégrer des listes de tâches associées à chaque étape ainsi que des renvois vers les procédures ou documents associés. Il pourra également être associé à un outil de suivi du temps passé comme Toggl

Livrables : Mise en place d’un outil de gestion projet (premières idées : Trello, Pipedrive, Asana, Todoist) + d’un outil de gestion du temps passé pour l’ensemble de l’équipe (ex: Toggl)

Cahier des charges pour création d’un éventuel outil interne

Depuis plus d’un an, vous vous interrogez sur l’éventuelle création d’un outil. Mon conseil, si un outil s’avère intéressant, est de le penser d’abord comme un outil interne venant alléger votre charge de travail… sans pour autant réduire la facture soumise à vos clients. Si les analyses des méthodologies services montrent la pertinence d’un tel outil, nous en établirons alors le cahier des charges

Livrables : Cahier des charges

CRM et gestion de la communication prospects / clients

Pour vous permettre d’enfin pleinement capitaliser sur le réseau que vous avez, et que vous continuez à vous forger au fil de vos formations et autres prestations, nous mettrons en place un outil CRM (ex: Pipedrive, Insightly, Nimble…) qui vous permettra de mieux suivre les relations avec vos contacts. Nous établirons aussi des procédures pour vous permettre de maintenir la communication avec vos prospects facilement.

Livrables : Mise en place d’un outil CRM, procédures de communication, modèles de messages ou emails

“Outil” à propositions commerciales

A l’heure actuelle, il peut vous arriver de passer une semaine entière sur des propositions commerciales. En se basant sur la méthodologie de services que nous aurons fait émerger, nous créerons plusieurs modèles de propositions commerciales pour vos différents services, avec éléments réutilisables. Cet outil pourra être intégré sur votre site web, ou plus simplement à un logiciel Office que vous utilisez. Cela vous permettra de passer un maximum de quelques heures sur ces propositions, tout en les rendant plus vendeuses et efficaces.

Livrables : “Outil” à propositions commerciales avec éléments réutilisables

“Outil” pour réponses à appel d’offres

En plus de vos propositions commerciales “classiques”, vous rédigez aussi des réponses à appel d’offres. Ces dernières étant des démarches structurées devant répondre à un certain nombre d’exigences et de critères, elles se gèrent très différemment de proposition commerciales classiques. Pour vous permettre de remporter un maximum de ces appels d’offres sans pour autant passer tout votre temps à y répondre.

Livrables : Modèle de réponse à appel d’offres, base de données d’éléments réutilisables pour ces réponses

Optimisation de la phase d’avant-vente

La phase d’avant-vente s’avère souvent être un casse-tête pour vous, avec de nombreux rendez-vous, des échanges interminables sur les contrats, des négociations autour des périmètres projets… En passant en revue les phases d’avant-vente passés, nous réduirons au maximum ces frictions, par exemple en établissant un modèle de contrat qui pourra s’enrichir au fur et à mesure des demandes de vos clients les plus exigeants. Nous verrons ensuite quel cadre mettre en place pour la phase d’avant-vente : un schéma décisionnel qui vous permettra d’être ferme et de ne plus perdre de temps inutilement.

Livrables : Processus pour la phase d’avant-vente, modèles de contrat et autres documents pertinents

Gestion facturation et relances

Etre payé par les grands groupes, c’est parfois la sinécure… Pour faciliter au maximum ces paiements, nous reverrons ensemble les conditions et échéanciers de paiement mis en place dans vos devis, factures et contrats. Nous établirons ensuite une procédure de relances à automatiser et/ou déléguer entièrement; avec modèles d’emails associés. Nous verrons enfin s’il est pertinent pour vous de voir avec un juriste ce qu’il est possible de faire si les délais de paiement sont systématiquement non respectés par vos clients

Livrables : Echéanciers et modalités de paiements pour vos documents administratifs, procédures de relances et automatisations associées, modèles d’emails

Mise à jour de votre site web

Votre site web peut-être un outil précieux pour attirer de nouveaux prospects, encourager vos prospects existants à vous contacter, les informer et diriger vers vos services les plus pertinents… Suite à toutes les modifications que nous aurons entreprises dans votre business, nous mettrons à jour votre site web afin de refléter au mieux ces changements et de pleinement utiliser votre site au sein de votre stratégie business.

Livrables : Mise à jour des textes de votre site web

Vision d’ensemble de votre business – Dashboard & KPI

A l’heure actuelle, vous manquez de visibilité et de recul sur votre business. Notre collaboration va permettre de faire émerger une nouvelle organisation et donc une nouvelle “vision d’ensemble de votre business”. Pour permettre un bon suivi de cette “machine” que nous aurons construit ensemble, nous allons identifier les KPI qui sont pertinents à suivre pour vous, et mettre en place un tableau de bord (si possible automatisé) qui vous permettra d’en faire le suivi sans difficulté

Livrables : Nouvelle cartographie de votre business, identification des KPIs pertinents, mise en place d’un outil de dashboard

En résumé…

Liste des livrables :
Plan d’action prévisionnel,
Cartographie initiale de votre business,
Ebauche du workflow actuel de vos services,
Charte graphique générale,
Modèles de base pour vos différents types de documents (Modèle Word, excel, masque powerpoint…),
Listing des outils utilisés au sein de votre entreprise et modalités d’utilisation,
Mise en place des premiers outils (ex: Calendly),
“Timeline” projet,
Documents de début de projet,
Automatisations au sein des projets,
Modèles de rapports en cours de projet,
Modèles d’emails pour les étapes intermédiaires projets,
Documents de fin de projet,
Résumé de la méthodologie projets clients
Modèles, procédures et outils pour vos services de formation et R&D,
Récapitulatif business model
“Timeline” projet avec répartition des responsabilités,
Procédures complètes pour déléguer et/ou former vos employés
Mise en place d’un outil de gestion projet (premières idées : Trello, Pipedrive, Asana, Todoist)
Outil de gestion du temps passé pour l’ensemble de l’équipe (ex: Toggl)
Cahier des charges pour éventuel futur outil
Mise en place d’un outil CRM,
Procédures de communication
Modèles de messages ou emails
“Outil” à propositions commerciales avec éléments réutilisables
Modèle de réponse à appel d’offres, base de données d’éléments réutilisables pour ces réponses
Processus pour la phase d’avant-vente,
Modèles de contrat et autres documents pertinents
Echéanciers et modalités de paiements pour vos documents administratifs,
Procédures de relances et automatisations associées, modèles d’emails
Nouvelle cartographie de votre business,
Listing des KPIs pertinents,
Mise en place d’un outil de dashboard
Mise à jour des textes de votre site web

Mon objectif pour vous grâce à ces axes de travail et à ces livrables :

1) vous faire économiser au minimum 1 à 2 recrutements en 2019,

2) assurer simultanément votre CA prévisionnel et délivrer une qualité de services encore supérieure

3) stabiliser votre trésorerie et pérenniser votre activité.

 

Votre investissement :

50.000€ HT (soit 60.000€TTC)

toutes les interventions d’experts externes sont incluses – achats de logiciels à votre charge pour garantir leur pérennité

habituellement paiement en 4 versements mensuels – pour vous, plan de paiement possible à discuter =)

Planning approximatif

Ce qui suit est un planning approximatif, pour vous donner une meilleure représentation temporelle de notre collaboration. En réalité, tout cela sera adaptable en fonction de ce qui est le plus pertinent à faire à chaque période donnée pour faciliter au maximum votre travail et vous donner les “quick wins” dont vous avez besoin.

Les axes de travail décrits ci-dessus ne sont pas successifs : chacun pourra être traité dans le désordre ou partiellement selon ce qui sera optimal en terme d’organisation et de temps de travail.

Fin Novembre – Décembre 2018

Dès que le coup de départ est donné à notre collaboration, nous commençons par les phases d’analyses et de mise en place initiale. En fonction de vos congés et déplacements respectifs, nous creusons au maximum votre fonctionnement actuel, nous établissons une liste d’actions prioritaires et d’actions réalisables de mon côté ou avec un minimum d’investissement en temps de votre part. Ce sont sur ces tâches que je mettrai le focus.

Les points qui seront probablement traités pendant cette phase sont les suivants :

  1. Analyse préalable
  2. Mise en place initiale
  3. Méthodologie : découpage global, dans les grandes lignes, pour une première approche
  4. Outil de suivi projets, suivi du temps
  5. CRM et communication prospects
  6. Optimisation avant-vente : travail préparatoire
  7. Facturation et relances

Janvier 2019

Une fois les déplacements et fêtes passées, on reprend de plus belle notre collaboration, et nous nous attacherons en particulier à tout ce qui nécessite un travail collaboratif plus en profondeur : méthodologie, procédures et autres mises en place autour de vos services, propositions commerciales et réponses à appel d’offres… Nous accumulerons un “quick win” après l’autre !

Février 2019

Avant que vous rentriez dans un nouveau pic d’activités clients, nous finaliserons les dernières choses dont vous avez besoin, en particulier si vous recrutez comme prévu dans cette période : les procédures pour déléguer seront prêtes !

Les derniers axes de travail seront aussi abordés à cette période : mise à jour de votre site, KPI et dashboard de suivi.

Juin/Juillet 2019

Premier point de suivi : nous vérifions ensemble que tout ce qui a mis en place fonctionne bien, nous établissons une liste d’éventuels points d’amélioration et la mettons en oeuvre.

Fin 2019

Second point de suivi : nous faisons à nouveau le point, cette fois sur les 5-6 derniers mois écoulés, procédons à une série d’éventuelles derniers ajustements et tirons le bilan de notre collaboration.

Ce que mes clients disent de moi

Mylène a un don : elle a très rapidement une vue d’ensemble très précise des business sur lesquels elle se penche, et identifie rapidement ce qui fonctionne et ce qui mériterait de changer. Elle m’a permis de mettre le doigt sur les points forts de mon activité ainsi que son potentiel. En travaillant avec elle, j’ai pu explorer des voies que je n’avais pas envisagées jusqu’ici, me conduisant à changer de business model & à adapter mon marketing pour passer à un fonctionnement beaucoup plus fluide et agréable pour moi. Aussi, après avoir boudé les tunnels de vente pendant des années, elle m’a définitivement réconciliée avec eux. J’ai compris ce qui n’avait pas fonctionné jusque là et comment transformer la donne. En quelques améliorations simples dans l’une de mes séquences d’email, Mylène m’a d’ailleurs aidée à « sauver » un lancement qui avait mal débuté !
Joanne Tatham

Coach, auteure et mentor

Grâce à toi, j’ai enfin créé des procédures et mis en place des documents destinés à “systématiser” les services pour mes clients. J’ai aussi trouvé mon premier collaborateur 😀 et enfin commencé à déléguer.

Maintenant je me re-centre aussi sur ce qui me plait vraiment. Merci Mylène !

Gregory Cardinale

Expert en publicité Facebook

Mylène est une pédagogue hors pair doublée d’une experte très fine en stratégie et analyse. Chaque fois que je l’ai consultée, à titre professionnel pour de la stratégie business, de la technique ou dans le cadre de notre Mastermind, elle a su trouver des solutions personnalisées efficaces.
Marjorie Llombart

Dessine moi une carrière

Depuis notre collaboration, l’intérêt pour mes services est beaucoup plus puissant. Je suis plus sereine aujourd’hui dans mon business. Là j’ai vraiment le sentiment d’avoir créé un écosystème qui va faire que ça va se développer, une mayonnaise qui prend. Je vois en grand, je vois maintenant que ça peut prendre une grosse ampleur. je suis ravie et je n’hésiterai pas à te recommander si des questions se posent sur ce que j’ai mis en place, car c’est hyper confortable. A la fois travailler avec toi c’est hyper confortable, et à la fois une fois que c’est en place, quel soulagement ! J’ai l’impression d’avoir perdu un poids qui pesait sur mes épaules. Merci infiniment !
Véronique Gachet

VG Communication

Prochaines étapes

Téléchargez le devis au format PDF

puis envoyez-nous un mail ou remplissez le formulaire ci-contre !

Votre nom*

Votre email*

Sujet

Votre message

Pièce jointe :